A secretaria municipal de educação responde por dezenas de escolas, milhares de alunos e uma fila de obrigações que não esperam: Censo Escolar, Tribunal de Contas, MEC Gestão Presente, VAAR do Fundeb, merenda, transporte e PDDE. Um sistema de gestão escolar municipal existe para que tudo isso saia do mesmo cadastro, lançado uma vez na escola e usado por todos.
A Toth atende redes públicas com a edição Toth GOV. Esta página mostra o que a secretaria precisa de um sistema assim, como ele muda a rotina das escolas e como a Toth resolve cada obrigação.
O que é um sistema de gestão escolar municipal?
É o sistema de gestão escolar desenhado para quem administra uma rede, não uma escola. A diferença está em três pontos.
A secretaria enxerga a rede inteira. Matrícula, frequência, aprovação, evasão e distorção idade-série aparecem por escola, por etapa, por turno e por zona, sem ninguém somar planilha. O diretor vê a sua escola. O professor vê os seus diários.
O aluno é um só na rede. Quando ele muda de escola dentro do município, a transferência é uma movimentação, e o histórico vai junto. Não nasce um segundo cadastro com o nome escrito de outro jeito.
As obrigações saem do dado do dia a dia. O arquivo do Censo, o XML do Tribunal de Contas e a frequência do Gestão Presente são gerados a partir do que a escola já registrou. A secretaria confere e envia. Não monta tudo de novo a cada prazo.
Um sistema feito para escola particular resolve bem matrícula, mensalidade e boletim. Mas não traz painel da rede, não conhece o SAGRES, não trata merenda por escola e não separa recurso por fonte. Para a rede municipal, isso não é detalhe: é o centro do trabalho. As diferenças estão detalhadas no nosso guia de sistema de gestão escolar para rede municipal de ensino.
Quais obrigações a secretaria municipal de educação precisa cumprir?
Cada obrigação tem órgão, prazo e formato próprios. Quase todas dependem do mesmo cadastro de alunos, turmas e professores.
Censo Escolar (Inep)
O Censo Escolar é a pesquisa anual do Inep sobre escolas, turmas, alunos e profissionais. Prestar essas informações é obrigatório para toda escola de educação básica, pública ou privada, como diz o art. 4º do Decreto 6.425/2008. E o Fundeb distribui os recursos pelas matrículas apuradas no censo escolar mais atualizado, como diz o art. 8º da Lei 14.113/2020. Erro de cadastro tem consequência no orçamento da rede.
Prestação de contas ao Tribunal de Contas
Cada Tribunal de Contas estadual tem o seu sistema de recebimento. No SAGRES, o arquivo da educação volta recusado quando falta CPF, quando o CPF se repete ou quando há data de nascimento, gênero ou data de matrícula em branco. Quem já passou por isso sabe que o problema não é o envio: é descobrir a pendência na véspera.
MEC Gestão Presente
O Gestão Presente recebe os dados de estudantes e a frequência escolar, que sustentam condicionalidades de programas federais como o Bolsa Família e o BPC na Escola. Frequência atrasada ou errada pode travar o benefício de um aluno. Informar o Gestão Presente não substitui o Censo. São obrigações separadas.
VAAR do Fundeb
A complementação VAAR, prevista na Lei 14.113/2020, só chega à rede que cumpre condicionalidades de melhoria de gestão. Uma delas é o provimento do diretor por critérios técnicos de mérito e desempenho ou por escolha da comunidade escolar, ligado à gestão democrática do art. 14 da LDB. Outra olha para a aprendizagem com redução das desigualdades no Saeb. O Fundeb no FNDE reúne as regras do fundo.
Programas do FNDE
A rede presta contas do PNAE (alimentação escolar), do PNATE (transporte escolar) e do PDDE (recursos direto na escola). Cada programa tem a sua regra de aplicação e de comprovação, e cada um depende de saber quantos alunos existem, onde estudam e como chegam à escola.
O que muda na rotina da secretaria e das escolas?
Um sistema de rede só se sustenta quando cada pessoa ganha alguma coisa no primeiro mês. Se ele serve só à secretaria, a escola trata como mais uma cobrança e volta ao papel.
Para a equipe da secretaria de educação. O painel consolidado mostra a rede escola por escola, com alertas para unidades com indicadores críticos. O Censo vira conferência, não mutirão. A pergunta "quantos alunos temos no 5º ano da zona rural?" tem resposta em segundos.
Para a direção da escola. O diretor sabe quantos alunos tem, quem está faltando e o que ainda falta corrigir para o Tribunal de Contas, sem esperar a secretaria ligar.
Para a secretaria escolar. Declaração, histórico e transferência saem na hora, com assinatura digital e QR Code de verificação. A equipe para de refazer listas a cada pedido da secretaria municipal.
Para o professor. A chamada e o conteúdo são lançados no diário, pelo computador ou pelo aplicativo, que também funciona sem internet e sincroniza depois. É esse lançamento que alimenta a frequência do Gestão Presente.
Para a família. O responsável acompanha boletim, frequência, comunicados, cardápio e transporte pelo portal ou pelo aplicativo, sem ir à escola.
Há ainda um ganho que não aparece em painel: a continuidade. Rede pública troca de secretário, de diretor e de equipe técnica. Quando o processo do SAGRES ou do Gestão Presente mora no sistema, com histórico de cada envio, ele não vai embora quando o servidor que sabia fazer muda de setor.
Como a Toth resolve?
A Toth GOV é a edição da Toth para o setor público. A rede acessa tudo pelo SIGA Gov, com perfis por função: o secretário vê a rede inteira, o diretor vê a sua escola, o professor vê os seus diários. Cada alteração fica registrada na trilha de auditoria, com usuário, data, escola e o que mudou.
Conformidade com o Tribunal de Contas
A prestação de contas ao TCE valida os dados enquanto a escola cadastra. Telas de saneamento mostram CPF pendente, CPF duplicado, data de nascimento, gênero, data de matrícula e turmas sem alunos, com o nome do aluno e o atalho para corrigir. O painel de conformidade mostra o quanto cada escola está pronta. O XML só é gerado quando os dados estão limpos.
Gestão Presente sem redigitar
A integração com o MEC Gestão Presente envia estudantes e a frequência mensal por API, direto do diário do professor. Para redes já credenciadas, a consulta de elegibilidade acontece na tela. Para quem ainda não tem credencial, a Toth entrega a planilha no formato exigido. O erro aparece antes do envio, e cada lote fica com o histórico do que entrou e do que voltou.
Censo Escolar
A rede exporta os dados no layout do Educacenso e importa o arquivo do ano anterior. O sistema avisa as pendências cadastrais antes do período do Censo. O passo a passo está no guia do Censo Escolar para gestores.
VAAR e gestão democrática
A solução VAAR acompanha a Condicionalidade I item por item: norma, edital, avaliação de mérito, quadro de gestores e declaração do dirigente, com dossiê congelado e código de verificação. A secretaria preenche o Simec com os valores do dossiê. Para a Condicionalidade III, a Toth refaz o cálculo a partir dos microdados do Saeb do município e mostra quantos alunos de cada grupo precisam chegar ao adequado, escola por escola. O resultado oficial continua sendo do Inep. A eleição de diretor e a consulta à comunidade rodam no mesmo sistema, com voto sigiloso, e o diretor empossado entra sozinho no quadro de gestores.
Educação especial
O módulo de AEE reúne PEI, estudo de caso multidisciplinar e monitoramento de metas. O aluno continua vinculado à turma regular, e os dados de atendimento seguem para o Censo.
Pedagógico e secretaria escolar
A gestão pedagógica aceita nota, conceito e parecer descritivo, com habilidades da BNCC ligadas ao plano e ao registro de aula. O diário e o aplicativo do professor registram frequência e conteúdo, inclusive sem internet. A secretaria escolar cuida de matrícula, transferência interna e externa, histórico e declarações. A família acompanha tudo pelo portal do aluno.
Merenda, transporte e recursos
Merenda com cardápio por escola, restrições alimentares e baixa no estoque. Transporte com rotas, alunos por rota, veículos e custo por rota. Execução financeira separada por fonte, do PDDE ao Fundeb, além de patrimônio, compras, biblioteca e RH. A descrição de cada módulo está em todas as funcionalidades, e a visão completa para redes está em rede pública.
Como a prefeitura contrata um sistema de gestão escolar?
A contratação segue a Lei 14.133/2021. A lei define o pregão como a modalidade obrigatória para bens e serviços comuns (art. 6º, inciso XLI) e prevê o sistema de registro de preços (art. 6º, inciso XLV), que permite a adesão a ata, nas condições da própria lei.
O ponto que mais pesa é o termo de referência. Exigência vaga atrai proposta que não entrega. Exigência copiada do material de um fornecedor direciona a licitação e pode derrubar o processo. Vale pedir, já no edital, o que importa para a rede: geração dos arquivos do Censo, do Tribunal de Contas e do Gestão Presente, perfis por escola, trilha de auditoria, funcionamento com internet ruim, migração dos dados antigos e devolução dos dados ao município no fim do contrato. O assunto está detalhado em como licitar um sistema de gestão escolar pela Lei 14.133.
A Toth atende redes municipais e estaduais de todos os portes, por licitação ou por adesão a ata de registro de preços. A proposta é dimensionada pelo número de escolas e de alunos da rede e sai depois de uma conversa com a equipe da secretaria.
Passo a passo: como a implantação acontece na rede?
A implantação é conduzida pela equipe da Toth, não entregue como manual.
- Diagnóstico da rede. A equipe levanta com a secretaria as escolas, as etapas, as turmas, o calendário e as regras de avaliação de cada etapa.
- Configuração. O sistema é montado com essas regras: fórmulas de aprovação, calendário letivo por escola, horários, perfis de acesso e fontes de recurso.
- Migração de dados. Se a rede quiser, o histórico do sistema antigo vem para a Toth. É a hora de tratar aluno duplicado e matrícula que ficou aberta, para o problema não mudar de endereço.
- Treinamento por perfil. Equipe da secretaria de educação, direção, secretaria escolar, coordenação e professores recebem treinamento da sua rotina, presencial ou remoto.
Depois da virada, o suporte continua com gente que sabe o que é SAGRES, entende o Educacenso e conhece a rotina da secretaria. Nos períodos de Censo e de prestação de contas, há canal prioritário. Nos primeiros meses, um gerente de sucesso acompanha a rede de perto. Integrações com sistemas que a prefeitura já usa são feitas pela equipe da Toth, com escopo definido em contrato.
Perguntas frequentes
O que é um sistema de gestão escolar municipal?
É o sistema que reúne, em uma base única, matrícula, diário, avaliação, documentos e os envios obrigatórios de toda a rede municipal. A secretaria vê a rede inteira, cada diretor vê a sua escola e cada professor vê os seus diários.
O sistema gera o Censo Escolar, o SAGRES e o Gestão Presente?
Sim. Na Toth, os três saem do mesmo cadastro. O Educacenso é exportado no layout do Inep, o XML do SAGRES só é gerado depois da validação e a frequência do Gestão Presente vai por API, direto do diário do professor.
A Toth ajuda a rede a cumprir as condicionalidades do VAAR?
Ajuda nas Condicionalidades I e III. A Toth organiza a comprovação da Condicionalidade I com dossiê pronto para a secretaria preencher o Simec e refaz o cálculo da Condicionalidade III a partir do Saeb. O resultado oficial continua sendo do Inep.
Como a prefeitura pode contratar a Toth?
Por licitação, nos termos da Lei 14.133/2021, ou por adesão a ata de registro de preços. A proposta é dimensionada pelo número de escolas e de alunos da rede.
O sistema funciona em escola com internet ruim?
Sim. O aplicativo do professor registra frequência e conteúdo sem internet e sincroniza quando a conexão volta.
Os dados dos alunos ficam protegidos?
Sim. O acesso é por perfil, cada alteração fica na trilha de auditoria e o tratamento dos dados segue a Lei Geral de Proteção de Dados.
Veja a Toth com os dados da sua rede
Em uma conversa de 30 minutos, um especialista em rede pública mostra o painel da rede, as telas do SAGRES e o envio ao Gestão Presente, começando pela obrigação que mais pesa hoje na sua secretaria.