Controle de Estoque Escolar: Como Organizar
Como estruturar entrada, saída e saldo, controlar validade pelo primeiro que vence e fazer inventário que fecha com o sistema.
Autor: Jonathas Alves
Estoque de escola tem um problema estrutural: quem dá entrada não é quem dá saída, quem consome não registra, e o saldo só é conferido quando falta alguma coisa. O resultado é uma rede que compra sem saber o que tem.
Os três movimentos
Todo controle se resume a registrar entrada, saída e saldo. O que trava não é o conceito, é a disciplina da saída: a entrada tem nota fiscal e alguém cobrando, a saída depende de a cozinha ou a secretaria anotar o que retirou.
Por isso o registro de saída precisa ser simples ao ponto de ser feito no momento da retirada. Formulário longo garante que ninguém preencha.
Validade: primeiro que vence, primeiro que sai
Organizar o estoque pela data de validade, e não pela data de chegada, é a medida de maior efeito e menor custo. Precisa vir acompanhada de alerta de vencimento próximo, com prazo suficiente para consumir ou remanejar.
Vencimento descoberto na véspera não dá para resolver. Descoberto com 30 dias, resolve-se ajustando cardápio ou transferindo para outra unidade.
Estoque mínimo e ponto de pedido
Definir o consumo médio semanal por item e o prazo de reposição do fornecedor permite calcular quando pedir. Sem isso, a rede oscila entre falta e compra emergencial, que sai mais cara e costuma ter processo mais frágil.
Inventário que fecha
Contagem física periódica é obrigatória e serve para achar divergência, não para provar que está tudo certo. O que importa é o que se faz com a diferença encontrada: investigar causa, ajustar saldo com justificativa registrada e acompanhar se o mesmo item diverge de novo.
Divergência sistemática no mesmo item costuma ser erro de unidade de medida, não desvio.
Centralizado versus por escola
Rede que controla só o almoxarifado central sabe o que comprou e não sabe o que cada escola tem. Rede que controla só na escola não consegue remanejar. O controle precisa existir nos dois níveis, com visão consolidada para a secretaria.
Veja também o controle de recebimento da merenda.
Como a Toth ajuda nisso
A Toth mantém saldo por escola e consolidado da rede, com alerta de validade e de ponto de pedido por item. Solicite uma apresentação e veja com os dados da sua rede.
