Material Escolar e Patrimônio: Como Controlar

Material de consumo e bem permanente têm naturezas diferentes e costumam ser tratados do mesmo jeito: numa planilha que alguém atualiza quando lembra. A diferença aparece na auditoria, quando o projetor comprado há três anos precisa ser localizado fisicamente e ninguém sabe em qual escola ele está.

Este guia trata do patrimônio da rede: como separar o que é bem permanente, o que a lei pede de registro, como controlar a movimentação entre escolas, as regras próprias do livro didático e como fazer um inventário que fecha. O controle do material de consumo, que se esgota com o uso, está no guia de controle de estoque escolar.

Em resumo: para a classificação da despesa, material permanente é o de duração superior a dois anos (Lei 4.320/1964, art. 15, § 2º). Bem permanente exige registro analítico de cada item, com os elementos que o identificam e o responsável pela guarda (art. 94). Na prática: plaqueta individual, localização atualizada, termo em toda transferência entre escolas e inventário por unidade. O livro didático do PNLD tem regra própria de devolução, conservação e remanejamento (Decreto 9.099/2017, art. 7º).

Consumo ou permanente

A Lei 4.320/1964, que organiza as finanças públicas, considera material permanente o de duração superior a dois anos (art. 15, § 2º). Material de consumo se esgota com o uso: papel, giz, produto de limpeza, gênero alimentício. Controla-se por saldo e reposição. Bem permanente dura e tem valor: mobiliário, computador, projetor, equipamento de cozinha. Controla-se por identificação individual e localização.

Os exemplos são ilustrativos. A classificação de cada item segue a norma contábil adotada pelo seu município e a orientação do Tribunal de Contas do estado.

O que a lei pede de registro

A Lei 4.320/1964 é curta e direta sobre bens:

• Haverá registros analíticos de todos os bens de caráter permanente, com os elementos necessários para caracterizar cada um deles e com os agentes responsáveis pela sua guarda e administração (art. 94).
• A contabilidade mantém registros sintéticos dos bens móveis e imóveis (art. 95).
• O levantamento geral dos bens tem por base o inventário analítico de cada unidade administrativa e a escrituração sintética da contabilidade (art. 96).

Duas consequências práticas. Primeiro, o registro é por item e não por lote: registrar 40 carteiras como um item só impede saber quais cinco foram para outra escola. Segundo, cada escola é uma unidade com inventário próprio, e o total da rede é a soma deles.

Tombamento serve para achar

A plaqueta com número não existe para enfeitar o bem. Ela existe para responder três perguntas: onde o bem está, quem responde por ele e desde quando. Bem sem identificação individual não pode ser inventariado de verdade, só estimado.

No cadastro de cada bem, registre no mínimo: número de patrimônio, descrição, marca e modelo, número de série quando houver, data e forma de aquisição, fonte de recurso, valor, escola, sala ou setor e responsável. A fonte de recurso importa porque o conselho do Fundeb pode visitar as escolas para verificar o uso, em benefício do sistema de ensino, de bens comprados com recurso do fundo (Lei 14.113/2020, art. 33, § 1º, IV, c). Bem que não se acha vira apontamento.

Movimentação entre escolas

É onde o controle mais se perde. Um equipamento sai de uma unidade para outra por decisão operacional, sem documento, e o registro continua apontando o lugar antigo. Dois anos depois, ninguém acha.

Um termo simples resolve: data, número de patrimônio, descrição, escola de origem, escola de destino e assinatura do responsável de cada lado. O problema nunca foi a complexidade do documento, e sim ele não existir. O mesmo vale para empréstimo temporário, como o projetor que vai para um evento em outra escola: sai com termo e volta com baixa do termo.

Quando o diretor muda, a passagem de cargo deve incluir a conferência do patrimônio da escola, com termo de responsabilidade assinado por quem assume. Sem isso, o novo diretor herda divergências que não criou.

Livro didático tem regra própria

O Decreto 9.099/2017, que rege o Programa Nacional do Livro e do Material Didático, define o caminho dos livros (art. 7º):

• Os materiais chegam às secretarias e às escolas por doação com encargo: a rede e a escola se obrigam a usar corretamente e a conservar o material.
• O material consumível é entregue em cessão definitiva. Ao fim do ano letivo, fica com o aluno ou o professor.
• O material reutilizável é entregue em cessão temporária, com obrigação de conservação e devolução à escola ao fim de cada ano letivo.
• Terminado o ciclo de atendimento, os reutilizáveis passam a integrar o patrimônio das escolas, e o descarte é responsabilidade da rede.
• As escolas informam à secretaria os materiais não utilizados ou excedentes e a carência, para permitir o remanejamento entre unidades.

O mesmo decreto prevê reserva técnica para matrículas adicionais. Rede que não controla a devolução termina o ano sem saber quanto precisa repor e não consegue remanejar sobra de uma escola para a falta de outra. Uma lista de entrega por aluno, assinada pelo responsável, e a conferência na devolução já resolvem a maior parte.

Inventário que fecha

A periodicidade e o formato do inventário são definidos pela norma do município e pelo Tribunal de Contas do estado. O que muda o resultado é a forma de fazer. Inventário feito às pressas em dezembro, por uma equipe que não conhece as escolas, gera lista de "não localizados" que ninguém investiga.

Fica muito mais leve quando distribuído:

1. A secretaria emite, para cada escola, a lista de bens registrados naquela unidade, por sala ou setor.
2. A escola confere fisicamente, marca o que achou, o que está em outro lugar e o que não achou.
3. Bem encontrado sem plaqueta é identificado e cadastrado.
4. Bem em outro lugar ganha termo de transferência com data atual.
5. Bem não localizado vira processo: busca, apuração e, se for o caso, baixa com justificativa conforme a norma do município.
6. A secretaria consolida as listas e confere com o registro sintético da contabilidade.

Esse trabalho conecta com compliance e controle na gestão pública e com a prestação de contas da rede, já que bem comprado com recurso de programa precisa ser localizado quando o controle pedir.

Baixa de bens

Bem quebrado sem conserto, obsoleto ou furtado não some do registro sozinho. A baixa precisa de processo com motivo, laudo ou registro do fato (boletim de ocorrência, no caso de furto), autorização de quem tem competência e destino do bem. Equipamento parado no depósito da escola, sem baixa, continua no inventário e continua sendo cobrado de alguém.

Leia também

• Biblioteca escolar, o que a lei obriga e como controlar o acervo

Perguntas frequentes

Como saber se um item é permanente ou de consumo?

Para a classificação da despesa, a Lei 4.320/1964 considera permanente o material de duração superior a dois anos (art. 15, § 2º). Para casos de dúvida, siga a norma contábil do município e a orientação do Tribunal de Contas do estado.

Quem é responsável pelo patrimônio da escola?

A lei pede que o registro de cada bem indique os agentes responsáveis pela sua guarda e administração (Lei 4.320/1964, art. 94). Na rede, isso costuma ser o diretor da unidade, formalizado em termo de responsabilidade.

O livro didático do PNLD é patrimônio da escola?

O reutilizável é entregue ao aluno em cessão temporária e deve voltar ao fim do ano. Depois do ciclo de atendimento, passa a integrar o patrimônio da escola, e o descarte é responsabilidade da rede (Decreto 9.099/2017, art. 7º).

O que fazer com bem não localizado no inventário?

Abrir apuração: procurar em outras escolas, verificar termos de transferência e, se o bem não aparecer, seguir o procedimento de baixa previsto na norma do município, com registro de tudo.

Leia também: PDDE: prestação de contas na gestão escolar

O patrimônio dentro da Toth

Na Toth, os bens permanentes ficam cadastrados com patrimônio, etiqueta QR Code e localização por unidade. O inventário é digital, a transferência entre escolas fica registrada com termo de responsabilidade, e a baixa por desuso ou transferência também fica registrada. Os relatórios saem prontos para a Controladoria e o Tribunal de Contas, integrados ao PDDE. A biblioteca controla o acervo com exemplares e etiquetas de código de barras, empréstimos e devoluções com controle de atraso. Agende uma apresentação para a secretaria e veja com os dados da sua rede.

Fontes: Lei nº 4.320/1964, arts. 15, 94, 95 e 96; Decreto nº 9.099/2017 (PNLD), art. 7º; Lei nº 14.113/2020 (Fundeb), art. 33.

Conheça por dentro o sistema de gestão escolar da Toth.