Recebimento da Merenda: Como Controlar nas Escolas

A merenda sai do depósito central ou do fornecedor, chega na escola e alguém assina. Esses dez minutos decidem se a rede consegue comprovar a execução, cobrar o fornecedor e planejar a próxima compra. Na maioria das redes, é a etapa menos estruturada da alimentação escolar.

Este guia mostra o que conferir na entrega, o que a lei passou a exigir sobre validade, como registrar divergência sem virar briga com fornecedor e por que o controle de estoque deixou de ser boa prática e virou obrigação expressa da norma do PNAE.

Em resumo: alimento com prazo de validade comprado pelo PNAE precisa chegar com, no mínimo, metade do prazo entre fabricação e vencimento, exceto os da agricultura familiar (Lei 11.947/2009, art. 13). A Resolução CD/FNDE nº 4/2026 obriga a rede a manter controle de estoque com todas as entradas e saídas, e a nota tem de sair em nome da entidade, identificada com o FNDE e o programa. Divergência se resolve com registro, não com telefonema.

Quem recebe depende da forma de gestão

A Resolução CD/FNDE nº 4/2026, que hoje regulamenta o PNAE e revogou a Resolução nº 6/2020, prevê três formas de gestão (art. 8º):

• Centralizada: a secretaria compra, e a entrega pode ser feita direto nas escolas ou passar por depósitos centrais.
• Descentralizada: a secretaria repassa o recurso à unidade executora da escola (caixa escolar, APM), que compra.
• Semidescentralizada: combina as duas.

Em qualquer delas, alguém na escola recebe mercadoria. E mesmo na descentralizada, a secretaria continua responsável por assegurar a estrutura de controle de estoque e de prestação de contas (art. 9º, III e IV).

O que conferir na entrega

Na escola, quem assina a entrega costuma ser quem estava disponível. Sem orientação, a conferência vira contagem de caixa. Um roteiro mínimo:

A temperatura é o item mais negligenciado e o de maior risco sanitário. Um termômetro na cozinha e uma linha a mais no registro resolvem.

A regra da metade da validade

A Lei 11.947/2009, alterada pela Lei 15.226/2025, passou a exigir que os alimentos com prazo de validade obrigatório comprados pelo PNAE cheguem, no momento da entrega, com prazo restante igual ou superior à metade do período entre a fabricação e o vencimento (art. 13, § 1º). Os alimentos da agricultura familiar e do empreendedor familiar rural ficam dispensados.

Na prática: um produto fabricado em janeiro com vencimento em dezembro precisa chegar até o fim de junho, aproximadamente. Se chegou em setembro, pode ser recusado.

Dois pontos para a secretaria:

1. O edital e o contrato precisam prever a regra (art. 13, § 2º). Sem cláusula, a escola fica sem base para recusar.
2. O Conselho de Alimentação Escolar passou a zelar pelo cumprimento dessa regra (art. 19, III). Ou seja, vai olhar o registro do recebimento.

Recebimento provisório e definitivo

Nas compras feitas por licitação, a Lei 14.133/2021 separa duas etapas (art. 140, II). O recebimento provisório é feito de forma sumária pelo responsável pelo acompanhamento, com verificação posterior da conformidade. O definitivo é feito por servidor ou comissão designada, com termo detalhado que comprove o atendimento ao contrato. O objeto pode ser rejeitado, no todo ou em parte, quando estiver em desacordo com o contrato (art. 140, § 1º).

A assinatura da merendeira na guia é, na melhor hipótese, o recebimento provisório. A rede precisa definir quem faz o definitivo e com base em quê. O jeito mais simples é o registro de conferência da escola alimentar o termo definitivo.

Divergência precisa de registro, não de discussão

Quando falta produto ou a qualidade está ruim, o padrão é ligar para a secretaria e resolver no telefone. Nada fica escrito, e no fim do contrato não há como demonstrar recorrência.

O registro de divergência deve ter:

• data, escola e fornecedor;
• item, quantidade prevista e quantidade recebida;
• motivo: falta, validade curta, temperatura, embalagem, produto diferente;
• o que foi feito: recusa total, recusa parcial, recebido com ressalva;
• assinatura de quem recebeu e de quem entregou.

É esse documento que sustenta a anotação do fiscal do contrato, que deve registrar todas as ocorrências da execução (Lei 14.133/2021, art. 117, § 1º), e as glosas e sanções contratuais. Sem ele, o gestor negocia sem argumento.

Na agricultura familiar há um caso específico: a substituição. O fornecedor pode entregar outro alimento no lugar do previsto na chamada pública se ele for nutricionalmente correlato, a troca for atestada pela nutricionista responsável técnica com acompanhamento do CAE, a quantidade equivaler ao preço do anterior e a justificativa e o parecer forem anexados ao processo (Resolução 4/2026, art. 33). Troca combinada só na porta da cozinha não vale.

Controle de estoque é obrigação

A Resolução 4/2026 é explícita: a entidade executora deve implementar e manter um sistema de controle de estoque dos alimentos comprados com recurso do PNAE que registre todas as entradas e saídas, mostre a posição atualizada do estoque físico e permita levantamentos periódicos do que foi recebido e distribuído nas escolas (art. 53).

O recebimento é a porta de entrada desse controle. Se a escola assina a guia mas não lança a entrada, o estoque do sistema já nasce errado. Como organizar o resto do processo está em controle de estoque escolar.

Também há regra sobre higiene: cada escola precisa de Manual de Boas Práticas e Procedimentos Operacionais Padronizados próprios, com capacitação periódica das merendeiras. Os registros de capacitação e de monitoramento ficam guardados por cinco anos, à disposição do CAE e do FNDE (art. 42).

O padrão de recorrência é a informação valiosa

Uma entrega incompleta é imprevisto. O mesmo fornecedor entregando a menos em oito escolas, toda semana, é problema contratual. A rede só enxerga isso se o registro for padronizado e centralizado.

Quando o controle vive em caderno na cozinha de cada escola, a secretaria não sabe qual unidade está sem produto e qual está com sobra prestes a vencer. O remanejamento entre escolas, a forma mais barata de evitar perda, fica impossível. Sobre isso, veja como reduzir o desperdício na merenda.

Perguntas frequentes

A escola pode recusar produto com validade curta?

Pode e deve, se o produto tiver validade obrigatória e chegar com menos da metade do prazo entre fabricação e vencimento (Lei 11.947/2009, art. 13, § 1º). A exceção são os alimentos da agricultura familiar. A recusa precisa ficar registrada.

Quem deve assinar o recebimento na escola?

Alguém designado e orientado, não quem estiver por perto. O ideal é ter titular e substituto por escola, com o roteiro de conferência impresso na cozinha.

Em nome de quem sai a nota da merenda?

Em nome da entidade executora, identificada com o nome do FNDE e do programa. Na gestão descentralizada, em nome da unidade executora da escola (Resolução 4/2026, art. 52).

Por quanto tempo guardar os documentos?

Os documentos da prestação de contas do PNAE ficam guardados por cinco anos, contados da conclusão da análise das contas pelo FNDE e da aprovação das contas anuais do FNDE pelo TCU (Resolução 4/2026, art. 60, § 6º).

Leia também: Cardápio da merenda escolar: como planejar

O recebimento dentro da Toth

Na Toth, a entrada no estoque pode ser feita pelo XML da NF-e, com fornecedores cadastrados por CNPJ, e o recebimento da nota é conferido contra o pedido antes de mexer no saldo. No almoxarifado central, a escola faz a requisição, a unidade responsável aprova e registra o envio, e a escola confere o que recebeu, com as divergências registradas. A merenda é integrada ao estoque, com inventário periódico e alerta de estoque mínimo. A prestação de contas continua sendo da rede; a Toth organiza os registros que a sustentam. Agende uma apresentação para a secretaria e veja o recebimento padronizado nas escolas da sua rede.

Fontes: Lei nº 11.947/2009, arts. 13 e 19, com redação da Lei nº 15.226/2025; Resolução CD/FNDE nº 4, de 26 de fevereiro de 2026, arts. 8º, 9º, 33, 42, 52, 53 e 60; Lei nº 14.133/2021, arts. 117 e 140.

O sistema de gestão escolar da Toth reúne secretaria, financeiro e pedagógico.