Documentos da Escola: O Que Guardar e Por Quanto Tempo

Toda escola com mais de dez anos tem uma sala com caixas que ninguém abre e ninguém tem coragem de descartar. Ao mesmo tempo, quando um ex-aluno pede a segunda via de um histórico de 1998, começa a caça ao tesouro.

Guarda permanente

Alguns documentos acompanham a vida escolar da pessoa e não têm prazo de descarte. Em geral se enquadram aí os registros que comprovam escolaridade e a vida da instituição:

• Livros ou registros de matrícula
• Atas de resultados finais
• Históricos escolares e registros de expedição de certificado
• Atos de autorização e reconhecimento da instituição
• Regimento escolar e suas alterações

São exatamente os documentos que permitem reconstituir a vida escolar de alguém décadas depois. Perder um deles cria problema que não tem solução simples.

Guarda temporária

Diários de classe, requerimentos, comunicações, justificativas de falta e documentação de processo administrativo têm prazos definidos pela tabela de temporalidade aplicável ao seu sistema de ensino. Eliminar antes é risco; guardar tudo para sempre é custo e desorganização.

O ponto que quase todo mundo esquece: eliminação também é ato formal. Precisa de termo, com relação do que foi eliminado, período e responsável.

Digitalizar não é fotografar

Digitalização com valor probatório exige preservação de integridade, legibilidade e rastreabilidade, o que na prática significa processo definido, formato adequado e assinatura eletrônica quando for o caso. Foto tirada de celular e salva numa pasta compartilhada não substitui original.

Sobre isso, veja assinatura digital em documentos escolares.

Quando o arquivo já se perdeu

Enchente, incêndio, mudança de prédio e simples descarte indevido acontecem. O caminho é registrar formalmente a perda, comunicar o órgão do sistema de ensino e reconstituir o que for possível a partir de outras fontes: atas remanescentes, registros do censo, documentos em poder do próprio ex-aluno.

Escola que não registra a perda no momento em que ocorre fica sem explicação anos depois.

Como a Toth ajuda nisso

Na Toth os registros que sustentam a vida escolar nascem digitais e ficam vinculados ao estudante, o que reduz a dependência do arquivo físico. Agende uma demonstração e veja com os dados da sua escola.