Transferência e histórico escolar: o que a secretaria pode exigir

Em resumo

• O histórico e os documentos de transferência não podem ser retidos por dívida. A Lei nº 9.870/1999 manda expedi-los "a qualquer tempo", com ou sem adimplência (art. 6º, § 2º).
• Não existe prazo federal único para entregar o histórico. Cada sistema de ensino define o seu, e a escola deve conhecer a norma a que está vinculada.
• Enquanto o histórico definitivo não fica pronto, a declaração de transferência resolve a matrícula na escola de destino.
• A falta do histórico anterior não impede a matrícula: a LDB permite classificar o aluno por avaliação feita pela própria escola (art. 24, II, c).
• Pai e mãe continuam responsáveis legais depois da separação. Quem pede a transferência precisa ser identificado, e a escola guarda o pedido assinado.

A secretaria escolar vive uma tensão diária: de um lado a família que quer o documento hoje, do outro a dúvida sobre o que pode ser exigido antes de entregar. Errar para qualquer um dos lados custa caro. Segurar um histórico sem base vira reclamação no Procon, no Ministério Público ou na secretaria de educação. Liberar sem conferir vira problema de escrituração lá na frente.

Este guia junta o que a lei federal diz, o que fica a cargo do seu sistema de ensino e o que a secretaria pode fazer para não depender de improviso.

O histórico escolar não é moeda de negociação

A LDB (Lei nº 9.394/1996) diz, no art. 24, VII, que "cabe a cada instituição de ensino expedir históricos escolares, declarações de conclusão de série e diplomas ou certificados de conclusão de cursos". Expedir é dever da escola, e o documento registra a vida escolar do estudante.

Na escola particular, a regra que mais pesa é a da Lei nº 9.870/1999, que trata das anuidades escolares. O art. 6º proíbe "a retenção de documentos escolares" e qualquer outra penalidade pedagógica por motivo de inadimplemento. O § 2º vai além: os estabelecimentos "deverão expedir, a qualquer tempo, os documentos de transferência de seus alunos, independentemente de sua adimplência ou da adoção de procedimentos legais de cobranças judiciais".

Na prática, a dívida se cobra pelos meios legais, e o documento sai. Condicionar a entrega a outra contrapartida, como devolver livro ou uniforme, também não encontra apoio na lei. A pendência fica registrada e é tratada à parte.

Dois outros pontos do mesmo artigo costumam passar despercebidos:

• Desligamento por inadimplência só pode acontecer ao final do ano letivo (art. 6º, § 1º). No meio do ano, a escola não pode desligar o aluno por dívida.
• Vaga na rede pública: se a família não providenciar matrícula em outra escola, as secretarias estaduais e municipais de educação devem providenciá-la na rede pública, na série correspondente, para garantir a continuidade dos estudos no mesmo período letivo (art. 6º, § 4º).

Se a dúvida do momento é cobrança, vale ler o texto sobre o que a escola pode e não pode fazer com aluno inadimplente.

Qual o prazo para entregar

A lei federal não fixa um número de dias para a entrega do histórico. O que a Lei nº 9.870/1999 estabelece é que os documentos de transferência saem "a qualquer tempo", ou seja, a escola não pode adiar a entrega por causa de pendência. Prazos em dias, quando existem, estão em normas do conselho estadual ou municipal de educação, ou no regimento da escola. Consulte a norma do seu sistema antes de informar um prazo à família.

A recomendação operacional é mais simples que a discussão jurídica:

• defina um prazo interno curto e coerente com a norma do seu sistema;
• informe esse prazo por escrito no ato do pedido;
• registre a data do pedido e a data da entrega, com a assinatura de quem recebeu.

Enquanto o histórico definitivo não sai, a escola emite a declaração de transferência ou a declaração de escolaridade. Esse documento provisório costuma bastar para a matrícula na escola de destino e tira a pressa da mesa. Confirme na norma do seu sistema o prazo de validade aceito para a declaração.

Os documentos da transferência

Cada papel tem uma função diferente. Confundir um com o outro é a origem de boa parte dos pedidos devolvidos pela escola de destino.

A base legal da emissão é a mesma para todos: o art. 24, VII, da LDB. O formato, os campos obrigatórios e a assinatura seguem as normas do seu sistema de ensino.

Aluno sem documento pode ser matriculado?

Pode, e essa resposta costuma surpreender. A LDB afirma, no art. 5º, que "o acesso à educação básica obrigatória é direito público subjetivo". E o art. 24, II, c, permite a classificação do aluno "independentemente de escolarização anterior, mediante avaliação feita pela escola", conforme a regulamentação do sistema de ensino.

Isso quer dizer que a ausência do histórico da escola anterior não é motivo para deixar a criança fora da escola. O caminho é matricular, registrar a pendência, pedir o documento à escola de origem e, se ele não chegar, fazer a classificação por avaliação. O art. 23, § 1º, também permite reclassificar o aluno, inclusive em transferência entre escolas do país e do exterior.

Para estudantes migrantes, refugiados, apátridas e solicitantes de refúgio na rede pública, há regra específica. A Resolução CNE/CEB nº 1/2020 (publicada no Diário Oficial da União de 16/11/2020) diz que a matrícula será assegurada de imediato e que não são obstáculo a falta de tradução juramentada, de documento do país de origem ou de registro migratório, nem documento vencido. Sem comprovação de escolaridade, o estudante tem direito a avaliação e classificação, feita na sua língua materna.

Para outros documentos, como certidão de nascimento ou comprovante de residência, siga a norma do seu sistema de ensino e, havendo dificuldade da família, oriente e registre a pendência em vez de simplesmente recusar.

Transferência no meio do ano

A lei não impede a transferência durante o período letivo. O que a escola de origem deve entregar é o conjunto que permite a continuidade: histórico do que já foi concluído e a ficha individual com notas e frequência do período em andamento.

O ponto de atenção é a diferença de currículo entre as escolas. Quando a organização curricular muda, a escola de destino precisa registrar como o aluno vai completar o que faltou, nos termos do seu regimento e das normas do sistema. Esse registro, com prazos e responsáveis, protege o estudante e a escola, e é justamente o que costuma faltar quando o caso vira contestação.

Quem pode pedir a transferência

O pedido de transferência de um aluno menor de idade é feito pelos responsáveis legais. Pelo Código Civil, compete a ambos os pais, "qualquer que seja a sua situação conjugal", dirigir a criação e a educação dos filhos (art. 1.634, I). A separação não altera essa relação, salvo quanto ao direito de ter os filhos em sua companhia (art. 1.632).

Quando os pais discordam sobre a escola, a secretaria não decide quem tem razão. Ela cumpre o que estiver documentado, como acordo homologado ou decisão judicial, e orienta a família a resolver o impasse pelas vias próprias. Guarde a cópia desses documentos no cadastro do aluno.

O tema tem nuance suficiente para um texto próprio: veja quem pode buscar o aluno e quem tem direito às informações escolares.

Checklist do que a secretaria deve conferir

• Requerimento de transferência assinado por responsável legal, com documento de identificação
• Cópia de acordo ou decisão judicial sobre guarda, quando houver, já arquivada no cadastro
• Notas e faltas do período em curso, fechadas até a data do pedido
• Registro de AEE, quando houver, para que a escola de destino não recomece do zero
• Declaração de transferência entregue, com data
• Protocolo de entrega do histórico, com data e assinatura de quem recebeu

O erro mais comum

Não é jurídico, é de arquivo. A maioria dos atrasos acontece porque a informação está espalhada: nota no diário do professor, falta numa planilha, ficha de matrícula numa pasta física, AEE num caderno separado. Montar um histórico vira garimpo.

Quando os registros nascem no mesmo lugar, a emissão deixa de ser projeto e vira consulta. É o mesmo raciocínio do texto sobre a confusão entre setores sem um sistema integrado.

No sistema de gestão escolar da Toth, a secretaria emite declarações, histórico escolar, ficha individual e transferências a partir da mesma matrícula. Na transferência externa, a declaração e a ficha individual saem em PDF com assinatura digital. Se quiser ver esse fluxo com os dados da sua escola, peça uma demonstração.

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Perguntas frequentes

A escola particular pode segurar o histórico de aluno inadimplente?

Não. A Lei nº 9.870/1999 proíbe a retenção de documentos escolares por inadimplemento e manda expedir os documentos de transferência a qualquer tempo. A dívida é cobrada pelos meios legais.

Em quantos dias a escola tem de entregar o histórico?

Não há prazo federal em dias. Ele pode estar na norma do seu conselho de educação ou no regimento da escola. Enquanto isso, a declaração de transferência garante a matrícula no destino.

A nova escola pode recusar a matrícula sem o histórico?

Na rede pública, a falta do histórico não é motivo para deixar o aluno fora: o acesso à educação básica obrigatória é direito público subjetivo. Em qualquer escola, a LDB permite classificar o aluno por avaliação, independentemente de escolarização anterior, e a pendência do documento pode ser resolvida depois.

O pai que não tem a guarda pode pedir o histórico?

O Código Civil garante a qualquer dos pais o direito de pedir informações sobre a educação dos filhos (art. 1.583, § 5º). Se houver decisão judicial que restrinja esse acesso, a escola segue a decisão.

Escola pode desligar aluno por dívida no meio do ano?

Não. Pela Lei nº 9.870/1999, o desligamento por inadimplência só pode ocorrer ao final do ano letivo.

Fontes

• Lei nº 9.394/1996 (LDB): arts. 5º, 23, § 1º, e 24, II, c, e VII
• Lei nº 9.870/1999: art. 6º, caput e §§ 1º, 2º e 4º
• Código Civil (Lei nº 10.406/2002): arts. 1.583, § 5º, 1.632 e 1.634
• Resolução CNE/CEB nº 1/2020: matrícula de migrantes, refugiados, apátridas e solicitantes de refúgio (DOU de 16/11/2020, Seção 1, p. 61)