Declaração de Escolaridade e de Transferência: Modelos Prontos para a Secretaria
Dois modelos prontos, com os campos para preencher, a diferença entre os documentos, o que a lei diz, o efeito no Censo Escolar e um checklist antes de assinar.
Autor: Jonathas Alves
Dezembro é o mês em que a secretaria mais recebe dois pedidos parecidos: "preciso de uma declaração de que meu filho estuda aí" e "vamos mudar de escola, preciso da transferência". São documentos diferentes, com finalidades diferentes, e um erro de redação em qualquer um deles vira retrabalho na escola de destino e no Censo Escolar.
Este texto traz os dois modelos prontos, com todos os campos entre colchetes, e explica o que muda em cada um. Prazos de entrega do histórico, quem pode pedir a transferência e o que a escola pode exigir já estão no guia de transferência e histórico escolar. Aqui o foco é o papel que sai da secretaria. As normas citadas foram conferidas em 3 de novembro de 2026.
Declaração de escolaridade e declaração de transferência: a diferença
A declaração de escolaridade prova que o estudante está matriculado e frequentando a escola. A família leva a quem pediu: a empresa, o órgão de transporte, o plano de saúde. Um exemplo com base em lei: o pagamento do salário-família depende, entre outras coisas, de comprovação de frequência à escola do filho, conforme o art. 67 da Lei 8.213/1991, com a redação da Lei 9.876/1999.
A declaração de transferência prova que o estudante esteve matriculado e que a família pediu a saída. Ela vai para a escola de destino e serve até o histórico escolar ficar pronto. Por isso carrega a situação do aluno na data do pedido e a lista do que segue junto.
| Ponto | Declaração de escolaridade | Declaração de transferência |
|---|---|---|
| O que prova | Matrícula ativa e frequência | Matrícula anterior e pedido de saída |
| Para quem vai | Empresa, órgão ou serviço que pediu | Escola de destino |
| Situação do aluno | Cursando | Situação na data do pedido |
| Anexos | Em geral, nenhum | Ficha individual do ano em curso |
| O que vem depois | Nada | Histórico escolar, no prazo da norma do sistema |
| Efeito no Censo | Nenhum | O aluno pode passar a constar como transferido |
O que a lei diz sobre esses documentos
A Lei de Diretrizes e Bases da Educação, no art. 24, VII, diz que "cabe a cada instituição de ensino expedir históricos escolares, declarações de conclusão de série e diplomas ou certificados de conclusão de cursos, com as especificações cabíveis". O inciso não tem alteração no texto compilado. A lei não traz formulário. Formato, prazo e validade ficam com as normas do conselho estadual ou municipal de educação e com o regimento da escola.
Na escola particular, vale também o art. 6º da Lei 9.870/1999. O caput proíbe a retenção de documentos escolares por inadimplência, e o § 2º manda expedir os documentos de transferência "a qualquer tempo", com ou sem dívida e mesmo com cobrança na Justiça. Ou seja: a declaração de transferência não espera acerto financeiro.
Na rede municipal, não há mensalidade, mas a regra de fundo é a mesma: o documento sai da escola onde o aluno estudou, assinado por quem o regimento indica. Na transferência entre escolas da mesma rede, confira se a secretaria usa um fluxo próprio. O passo a passo está no texto sobre transferência interna na rede de ensino.
Modelo 1: declaração de escolaridade
Troque tudo o que está entre colchetes. Use a versão da sua rede no cabeçalho e apague a outra.
[Nome da escola]
Escola particular: [razão social], CNPJ [00.000.000/0000-00]. Rede municipal: Secretaria Municipal de Educação de [município].
Código Inep da escola: [00000000]. Ato de autorização: [tipo, número e data do ato].
[Endereço completo], [telefone], [e-mail da secretaria].DECLARAÇÃO DE ESCOLARIDADE
Declaramos, para fins de [finalidade informada pelo requerente], que [nome completo do(a) estudante], nascido(a) em [dd/mm/aaaa], filho(a) de [filiação], está regularmente matriculado(a) nesta escola no [ano ou etapa] do [ensino fundamental, ensino médio ou educação infantil], turma [turma], turno [manhã, tarde, noite ou integral], no ano letivo de [aaaa], e frequenta as aulas até a data desta declaração.
Número de matrícula na escola: [número].
[Cidade], [dd] de [mês] de [aaaa].
[Nome], [secretário(a) escolar]
[Nome], [diretor(a)]Autenticidade: [código ou QR Code de verificação, se emitida em meio eletrônico].
Variações comuns
- Com frequência em número. Se quem pediu exige percentual, acrescente: "Frequência de [x]% no ano letivo de [aaaa], apurada até [dd/mm/aaaa]".
- Conclusão de série. Para quem terminou o ano: "concluiu o [ano] do [etapa] no ano letivo de [aaaa], tendo sido aprovado(a) e estando apto(a) a cursar o [ano seguinte]". Só emita depois do resultado final.
- Educação infantil. Sem "série" nem "aprovado". Escreva o agrupamento: "pré-escola, turma de [idade] anos".
- Dados mínimos. Nada de nota, laudo, diagnóstico ou situação financeira. A declaração circula fora da escola, e a LGPD pede só o dado necessário para a finalidade.
Modelo 2: declaração de transferência
Entregue no ato do pedido ou logo depois, e guarde a cópia com o protocolo assinado.
[Nome da escola]
Escola particular: [razão social], CNPJ [00.000.000/0000-00]. Rede municipal: Secretaria Municipal de Educação de [município].
Código Inep da escola: [00000000]. Ato de autorização: [tipo, número e data do ato].
[Endereço completo], [telefone], [e-mail da secretaria].DECLARAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA
Declaramos que [nome completo do(a) estudante], nascido(a) em [dd/mm/aaaa], filho(a) de [filiação], esteve matriculado(a) nesta escola no [ano ou etapa] do [etapa de ensino], turma [turma], turno [turno], no ano letivo de [aaaa], e que em [dd/mm/aaaa] [nome do requerente], [mãe, pai, responsável legal ou o(a) próprio(a) estudante, se maior de idade], requereu a transferência para [nome da escola de destino ou "escola de destino não informada"].
Situação do(a) estudante na data do pedido: [escolha uma]
( ) cursando o ano letivo, com frequência registrada até [dd/mm/aaaa];
( ) aprovado(a) no [ano], apto(a) a cursar o [ano seguinte];
( ) reprovado(a) no [ano], devendo cursá-lo novamente;
( ) ano letivo encerrado, resultado final pendente de [conselho de classe ou recuperação].Seguem com esta declaração: [ficha individual do ano em curso, com notas e frequência até dd/mm/aaaa]; [outros documentos, se houver].
O histórico escolar será entregue em [data], conforme [regimento escolar ou norma do sistema de ensino]. Esta declaração tem caráter provisório e será substituída pelo histórico escolar.
Código de identificação do(a) estudante no Censo Escolar: [código de 12 caracteres].
[Cidade], [dd] de [mês] de [aaaa].
[Nome], [secretário(a) escolar]
[Nome], [diretor(a)]Recebi esta declaração em [dd/mm/aaaa]: [nome e assinatura de quem recebeu].
O que muda quando a saída é em dezembro
Muitos pedidos chegam antes do conselho de classe. Não escreva "aprovado" por antecipação. Marque "resultado final pendente" e emita o histórico quando o resultado sair. Se o pedido vier depois do fechamento, a situação já é aprovado ou reprovado, e a ficha individual traz o ano completo.
O código do aluno no Censo não é exigência do Inep na declaração. É sugestão nossa: ele ajuda a escola de destino a achar o cadastro certo no Educacenso e evita aluno duplicado.
Transferência e Censo Escolar: o que a secretaria registra
O Caderno de Conceitos e Orientações da 2ª etapa do Censo Escolar 2025, publicado pelo Inep em 2026 e a edição mais recente que localizamos, define três pontos que dependem do papel da transferência:
- Transferido é o aluno que "mudou de uma escola para outra mediante um requerimento formal (documento de transferência)".
- Deixou de frequentar é o aluno que abandonou a escola antes do fim do ano letivo "sem requerer formalmente a transferência". Sem pedido registrado, a saída vira abandono na estatística da escola.
- Admissão após é a situação do aluno que entrou depois da data de referência. O caderno diz que a situação final do transferido é declarada "na escola que os admitiu" e entra na taxa de rendimento.
O mesmo caderno lista os "registros de transferência" e os "históricos escolares" entre os documentos que comprovam o que foi declarado. Eles podem ser pedidos pelo MEC, pelo Inep, pelo Ministério Público ou por órgãos de controle. Por isso o protocolo assinado do Modelo 2 não é burocracia: é a prova de que o aluno foi transferido e não abandonou. O texto de documentos que a escola precisa guardar ajuda a definir onde arquivar.
Pelo caderno, o movimento escolar é a mudança de vínculo depois da data de referência e antes do fim do ano letivo. No Censo de 2026, a data de referência foi 27 de maio de 2026, segundo o cronograma do Inep (Portaria Inep 217/2026). Pela nossa leitura, quem sai depois do fim do ano letivo leva para a 2ª etapa a situação de aprovado ou reprovado da escola de origem. Pela mesma portaria, a 2ª etapa do Censo 2026 vai de 1º de fevereiro a 12 de março de 2027. O que conferir nessa etapa está no checklist da situação do aluno, e quem recebe alunos de fora encontra o caminho no texto sobre matrícula fora do prazo e transferência recebida.
Declaração digital: o que vale
Até 3 de novembro de 2026 não localizamos norma do MEC ou do Conselho Nacional de Educação que regule declaração ou histórico escolar digital na educação básica. Quem define se a declaração assinada eletronicamente é aceita, e com qual tipo de assinatura, é o conselho estadual ou municipal de educação e, na prática, quem recebe o documento. Os tipos de assinatura e o que cada um exige estão no guia de assinatura digital de documentos escolares.
Checklist antes de assinar
- Nome e data de nascimento iguais aos da certidão e do cadastro do Censo.
- Ano, etapa, turma e turno conferidos no diário, não na memória.
- Código Inep da escola e ato de autorização no cabeçalho.
- Finalidade escrita na declaração de escolaridade.
- Situação do aluno compatível com o fechamento do ano.
- Data prevista do histórico escrita na declaração de transferência.
- Nenhuma menção a dívida, nota ou saúde.
- Cópia arquivada com o protocolo de recebimento.
Perguntas frequentes
A declaração de escolaridade tem prazo de validade?
Até 3 de novembro de 2026 não localizamos prazo em lei federal. Quem recebe costuma pedir uma declaração recente. Se a norma do seu sistema de ensino fixar validade, escreva no documento.
A escola particular pode segurar a declaração de transferência de aluno com mensalidade atrasada?
Não. O caput do art. 6º da Lei 9.870/1999 proíbe a retenção de documentos escolares por inadimplência, e o § 2º manda expedir os documentos de transferência a qualquer tempo, independentemente de adimplência. A cobrança segue pelos meios legais. Para casos concretos, fale com o advogado da escola.
A declaração de transferência substitui o histórico escolar?
Não. Ela é provisória. O histórico é o documento definitivo da vida escolar, e o art. 24, VII, da LDB o coloca entre os documentos que a escola expede. A declaração deve dizer quando o histórico fica pronto.
Como a Toth ajuda nisso
A Toth não define o formato oficial do documento nem substitui a norma do conselho de educação. Ela tira os dados do mesmo cadastro. Conforme os módulos contratados, a secretaria emite declarações e documentos em lote, e a família pode solicitar documentos pelo portal. O módulo de assinatura digital envia as declarações para assinatura simples, avançada ou qualificada com certificado ICP-Brasil, com verificação por QR Code e consulta pública de autenticidade. A transferência interna liga a saída de uma escola à efetivação na outra, e a transferência externa fica registrada. O cadastro do aluno e o módulo de Educacenso ficam no mesmo sistema, o que ajuda a conferir os dados antes do Censo Escolar.
Veja como isso funciona para escolas particulares e no sistema para secretarias municipais, ou solicite uma demonstração.
Fontes: LDB (Lei 9.394/1996), art. 24, VII; Lei 9.870/1999, art. 6º; Lei 8.213/1991, art. 67; Inep, Caderno de Conceitos e Orientações da 2ª etapa do Censo Escolar 2025 (2026) e Caderno de Conceitos e Orientações do Censo Escolar 2026; Portaria Inep 217/2026. Informações conferidas em 3 de novembro de 2026. Os modelos não têm dado real. Este conteúdo não é orientação jurídica: confira o formato e os prazos com o conselho de educação do seu sistema e com o advogado ou a assessoria jurídica da escola ou da secretaria.
Para ver como isso funciona no dia a dia, conheça o sistema de gestão escolar da Toth.
