Carta de Cobrança de Mensalidade Escolar: Modelo e o que a Lei Não Permite

Lembretes curtos resolvem boa parte dos atrasos. Quando a parcela passa de algumas semanas, a escola precisa de algo mais formal: uma carta de cobrança, com dados completos, tom firme e nenhuma frase que vire problema depois.

Este texto traz dois modelos prontos, a 1ª e a 2ª notificação, um calendário de envio e a lista de frases que não podem entrar na carta. O panorama do que a escola pode e não pode fazer está no guia de inadimplência escolar e seus limites legais. Aqui o foco é o papel que vai para o responsável. As leis citadas foram conferidas no texto compilado do Planalto em 3 de novembro de 2026.

O que toda carta de cobrança precisa ter

O Código de Defesa do Consumidor (Lei 8.078/1990) exige, no art. 42-A, incluído pela Lei 12.039/2009, que todo documento de cobrança traga o nome, o endereço e o CPF ou CNPJ do fornecedor. A carta também precisa dizer o que está sendo cobrado e como pagar.

• Identificação da escola: razão social, CNPJ, endereço e um canal do financeiro.
• Destinatário certo: o contratante, quem assinou o contrato de prestação de serviços educacionais. Nunca o estudante.
• Referência ao contrato: número ou ano letivo.
• Parcelas em aberto: mês, vencimento e valor original de cada uma.
• Encargos: multa e juros calculados pela cláusula do contrato, com demonstrativo anexo.
• Formas de pagamento e canal para negociar.
• Uma linha sobre a vida escolar: aulas, provas e documentos seguem normalmente.

Antes de enviar, confira a baixa dos pagamentos. Se a escola cobrar uma parcela já paga, o parágrafo único do art. 42 do CDC garante ao consumidor a devolução em dobro do que pagou a mais, salvo engano justificável. A conciliação bancária da escola em dia evita esse erro.

Modelos de carta de cobrança de mensalidade escolar

Os dois modelos abaixo são pontos de partida. Troque o que está entre colchetes e peça ao advogado da escola que revise a versão final, principalmente as medidas citadas na 2ª notificação.

Modelo 1: primeira notificação

[Razão social da escola], CNPJ [00.000.000/0000-00]
[Endereço completo]. Financeiro: [telefone] e [e-mail]

[Cidade], [data]

Para: [nome do contratante], CPF [000.000.000-00]
Referência: contrato de prestação de serviços educacionais nº [número], ano letivo [ano]
Assunto: parcelas em aberto

Prezado(a) [nome do contratante],

Até [data], não identificamos o pagamento das parcelas abaixo:

• Parcela de [mês/ano], vencida em [dd/mm/aaaa], valor original R$ [valor];
• Parcela de [mês/ano], vencida em [dd/mm/aaaa], valor original R$ [valor].

Os encargos por atraso seguem a cláusula [número] do contrato. O valor atualizado até [data] é R$ [valor], conforme o demonstrativo anexo.

Para pagar: [link do boleto ou chave Pix]. Se o pagamento já foi feito, desconsidere esta carta e envie o comprovante para [e-mail], para conferirmos.

Se precisar de outra condição, fale com [nome ou setor] pelo [telefone], de [dias] das [hora] às [hora]. Podemos combinar um parcelamento conforme a política financeira da escola.

As aulas, as avaliações e os documentos escolares do(a) estudante seguem normalmente.

Atenciosamente,
[Nome], [cargo]
[Razão social da escola]

Modelo 2: segunda notificação

[Razão social da escola], CNPJ [00.000.000/0000-00]
[Endereço completo]. Financeiro: [telefone] e [e-mail]

[Cidade], [data]

Para: [nome do contratante], CPF [000.000.000-00]
Referência: contrato nº [número], ano letivo [ano]
Assunto: segunda notificação de débito

Prezado(a) [nome do contratante],

Em [data], enviamos a primeira notificação por [meio]. Até [data], as parcelas abaixo continuam em aberto:

• [mês/ano], vencida em [dd/mm/aaaa], valor original R$ [valor];
• [mês/ano], vencida em [dd/mm/aaaa], valor original R$ [valor].

O total atualizado até [data] é R$ [valor], com encargos pela cláusula [número] do contrato. O demonstrativo segue anexo.

Pedimos o pagamento ou o contato para negociar até [data]. Estamos à disposição pelo [telefone] e pelo [e-mail].

Sem pagamento ou acordo até essa data, a escola poderá adotar as medidas previstas em lei e no contrato: [manter só as que a escola de fato adota]

• não renovar a matrícula para [ano seguinte], conforme o art. 5º da Lei 9.870/1999 e a cláusula [número];
• incluir o débito em cadastro de proteção ao crédito, com a comunicação prévia por escrito exigida pelo art. 43 do Código de Defesa do Consumidor;
• levar o débito a protesto ou cobrar judicialmente.

Nenhuma dessas medidas atinge a vida escolar. Aulas, avaliações e documentos, inclusive os de transferência, continuam garantidos, como determina o art. 6º da Lei 9.870/1999.

Seus dados pessoais são usados para executar o contrato e cobrar o débito. Dúvidas sobre esse uso: [canal de privacidade da escola].

Atenciosamente,
[Nome], [cargo]
[Razão social da escola]

Quando enviar cada carta

A lei não fixa um calendário de cobrança. O quadro abaixo é sugestão nossa, para encaixar as cartas depois da régua de cobrança automática.

Por que esperar os 90 dias? O art. 6º da Lei 9.870/1999, sem alteração no caput desde 1999, sujeita o contratante às sanções compatíveis com o CDC "caso a inadimplência perdure por mais de noventa dias". O guia de inadimplência citado no início explica o que isso significa na prática.

Frases que não entram na carta

O art. 42 do CDC proíbe expor o consumidor ao ridículo ou submetê-lo a constrangimento ou ameaça na cobrança. O art. 71 trata como crime cobrar com ameaça, coação, constrangimento, afirmações falsas ou procedimento que interfira no trabalho, no descanso ou no lazer do consumidor, com pena de detenção de três meses a um ano e multa.

Ligação para o trabalho do devedor e mensagem à noite ou no fim de semana também podem pesar contra a escola, porque o art. 71 fala em interferir no trabalho, no descanso ou no lazer.

LGPD na cobrança: quem recebe e o que a carta mostra

A LGPD (Lei 13.709/2018) não impede a cobrança. O art. 7º permite tratar dados pessoais para executar o contrato (inciso V) e para a proteção do crédito (inciso X). Os arts. 6º, 7º e 18 não tiveram alteração desde 2019 no texto conferido. O que a lei cobra é finalidade e necessidade (art. 6º, I e III): usar só os dados que a cobrança precisa, só para cobrar.

• Destinatário: só o contratante. Pais separados, avós e outros responsáveis que não assinaram não recebem cópia.
• Canal: e-mail e WhatsApp cadastrados pelo contratante, ou carta no endereço do contrato. Nunca grupo da turma.
• Conteúdo: sem nota, frequência ou dado de saúde do aluno. A carta trata de parcelas.
• Terceiros: assessoria de cobrança, birô e cartório recebem só o necessário. Com a assessoria e o birô, o contrato deve prever a proteção dos dados.
• Pedido de parar de receber mensagens: registre e respeite naquele canal. A dívida não deixa de existir; combine com o advogado por qual meio a cobrança segue.

O titular pode pedir acesso e correção dos dados a qualquer momento (art. 18). O guia prático de LGPD para escolas mostra como organizar esses pedidos.

Negativação e protesto: o que a carta pode avisar

A carta pode informar que a dívida poderá ir a cadastro de proteção ao crédito. Ela não substitui a comunicação do art. 43, § 2º, do CDC, que exige aviso por escrito ao consumidor quando a abertura do registro não foi pedida por ele. O texto da lei não diz quem envia esse aviso nem por qual meio, e até 3 de novembro de 2026 não localizamos lei que defina o meio dessa comunicação. Confira com o birô contratado como ele faz essa comunicação e alinhe com o advogado.

Outras regras do art. 43, sem alteração no texto compilado:

• A informação precisa ser objetiva, clara e verdadeira, e a negativa não pode ficar mais de cinco anos (§ 1º).
• Depois da prescrição da cobrança, os sistemas não podem fornecer informação que dificulte novo crédito (§ 5º).
• O consumidor pode exigir a correção imediata de dado inexato (§ 3º). Quando houver pagamento ou acordo, peça a baixa logo.

Se a família pedir repactuação por superendividamento

A Lei 14.181, de 1º de julho de 2021, incluiu no CDC regras para o consumidor superendividado. Ela não mudou o art. 43. O art. 54-A, § 2º, inclui entre as dívidas abrangidas os "serviços de prestação continuada", e a mensalidade pode entrar no plano.

• Audiência de conciliação: a pedido do consumidor, o juiz chama todos os credores. O plano vai até cinco anos (art. 104-A).
• Faltar custa caro: se a escola não comparecer sem justificativa, nem mandar procurador com poderes para fazer acordo, a dívida fica com a exigibilidade suspensa, os encargos de mora param e, se o valor devido for certo e conhecido pelo consumidor, a escola se sujeita ao plano e recebe depois dos credores presentes (art. 104-A, § 2º).
• Cadastro: o plano define a data em que o nome sai dos cadastros de inadimplentes (art. 104-A, § 4º, III).
• Procon: os órgãos públicos de defesa do consumidor também podem conduzir a conciliação, com audiência global (art. 104-C).

Recebeu intimação ou convite para essa audiência? Encaminhe ao advogado no mesmo dia.

Perguntas frequentes

A carta de cobrança pode ser enviada por WhatsApp?

Pode, para o número do contratante, em conversa privada e em horário comercial. Para a comunicação formal de negativação, siga o que o birô e o advogado orientarem.

Quanto de multa e juros a carta pode cobrar?

O que estiver no contrato, dentro da lei. Por isso os modelos remetem à cláusula. Confira os percentuais com o contador ou o advogado.

Como a Toth ajuda nisso

A Toth não negativa nem protesta dívidas. Ela organiza a cobrança que vem antes. A gestão financeira gera boleto e Pix e tem régua de cobrança por e-mail e WhatsApp, com etapas antes e depois do vencimento. Quem pede para não receber mensagens fica fora dos envios. A conciliação bancária ajuda a não cobrar parcela já paga, e o panorama de gestão financeira escolar mostra onde a cobrança entra no mês.

Veja como isso funciona para escolas particulares ou solicite uma demonstração.

Fontes: Lei 9.870/1999, CDC (texto compilado), LGPD e Lei 14.181/2021, conferidas no Planalto em 3 de novembro de 2026. Este conteúdo não é orientação jurídica: revise os modelos com o advogado da escola.

Conheça por dentro o sistema de gestão escolar da Toth.